Projekt menadžment

1. Pripremna faza (do podnošenja prijave)

Prva konsultacija:
Tokom kratkog sastanka razgovaramo o ideji projekta, mogućim pravcima razvoja i dostupnim izvorima finansiranja. Zajedno određujemo koje konkurse i pozive za projekte vredi razmotriti.

Ispitivanje podobnosti projekta:
Analiziramo da li projektna ideja odgovara zahtevima izabranog konkursa (prihvatljive aktivnosti, kriterijumi za učešće, raspoloživi budžet itd.).

Prikupljanje neophodne dokumentacije i informacija:
Sastavljamo spisak podataka, pozadinskih dokumenata, stručnih planova i procena troškova koji su potrebni za pripremu projekta.

Izrada projektne dokumentacije i vremenskog plana:
Pomažemo u definisanju stručne i finansijske strukture projekta, kao i u pripremi vremenskog okvira sa svim koracima do podnošenja prijave.

Pisanje i podnošenje prijave:
Kompletno izrađujemo konkursnu dokumentaciju, vodeći računa o svim formalnim i sadržajnim zahtevima. Po potrebi preuzimamo komunikaciju sa nadležnim institucijama.

2. Nakon donošenja odluke o dodeli sredstava – priprema realizacije

Prijem i tumačenje odluke o dodeli sredstava / ugovora:
Pomažemo u razumevanju sadržaja ugovora o finansiranju, njegovih rokova i obaveza.

Organizacija početnog sastanka projekta:
Zajedno sa projektnim timom i ključnim akterima dogovaramo detalje realizacije projekta.

Ispitivanje obaveze javne nabavke (ako je primenjivo):
Proveravamo da li je neophodno sprovesti postupak javne nabavke i po potrebi preuzimamo njegovu kompletnu realizaciju.

Finansijski menadžment:
Pružamo savete za upravljanje finansijama projekta – od podnošenja zahteva za avans do uspostavljanja sistema finansijskog praćenja.

3. Faza realizacije projekta

Izrada strategije javnih nabavki:
Ako je potrebno, izrađujemo plan nabavki koji se vremenski i sadržajno uklapa u dinamiku projekta.

Priprema dokumentacije za javnu nabavku:
Pripremamo kompletnu dokumentaciju za postupak (poziv za ponude, tehnički opis, kriterijumi za ocenjivanje, nacrt ugovora itd.).

Sprovođenje postupka javne nabavke:
Vodimo ceo proces u skladu sa pravilima finansiranja (objave, prijem ponuda, evaluacija, donošenje odluke, objava rezultata).

Komunikacija sa nadležnim organima:
Komuniciramo sa nadležnim telima (Upravno telo, revizorske službe), podnosimo dodatne informacije i obrazloženja po potrebi.

Završna dokumentacija javne nabavke:
Pripremamo kompletnu dokumentaciju postupka, neophodnu za kontrolu finansiranja i završni obračun.

Podrška u upravljanju projektom:
Tokom celokupne realizacije pružamo stručnu i administrativnu podršku.

Izrada stručnih i finansijskih izveštaja:
Pripremamo obavezne periodične i završne izveštaje.

Komunikacija sa posredničkim organizacijama i nadležnim telima:
Pomažemo u komunikaciji, usklađivanju, podnošenju izmena i dodatne dokumentacije.

Priprema za kontrole i inspekcije:
Pripremamo korisnika projekta za terenske kontrole i revizije, po potrebi učestvujemo i lično.

4. Zatvaranje projekta i period održavanja

Završni obračun i izveštaj:
Nakon završetka projekta pomažemo u pripremi i podnošenju kompletne dokumentacije za zatvaranje projekta.

Administrativna podrška tokom perioda održavanja:
Tokom perioda održavanja pratimo ispunjenje obaveza i pružamo podršku u izradi izveštaja o održavanju rezultata projekta.

Organizacija događaja:

1. Proces zahteva za ponudu u slučaju organizacije događaja:
Kada klijent zatraži od nas da organizujemo događaj, proces zahteva za ponudu obično se sastoji od sledećih koraka:

1. Kontaktiranje:
Klijent nas kontaktira putem telefona, e-maila ili preko naše veb stranice.

2. Kratak opis / utvrđivanje potreba:
Zahtevamo od klijenta da podeli sa nama najvažnije parametre događaja. To obično uključuje:

• Tip događaja (npr. konferencija, korporativni porodični dan, završna proslava, prezentacija proizvoda itd.)
• Planirani datum i lokacija (ili ideje u vezi sa lokacijom)
• Broj učesnika
• Posebni zahtevi (npr. tehnička oprema, ketering, smeštaj, programi, prevođenje itd.)
• Rasploživi budžet

3. Izrada individualne ponude:
Na osnovu prikupljenih informacija sastavljamo personalizovanu ponudu koja sadrži:

• Predložene usluge i njihove detalje
• Detaljnu cenovnu ponudu
• Plan i vremenski okvir organizacije i realizacije
• Uslove plaćanja i saradnje

4. Slanje ponude i dogovaranje:
Nakon toga šaljemo ponudu klijentu, koji je pregleda. Po potrebi može zatražiti izmene ili preciziranja. Ova faza može uključivati više krugova pregovora, kako bi ponuda u potpunosti odgovarala očekivanjima.

2. Koraci organizacije događaja nakon prihvatanja ponude:
Ukoliko klijent prihvati ponudu, slede sledeći koraci:

1. Potpisivanje ugovora:
Detaljna diskusija o tačnom sadržaju događaja, planiranju zadataka, uključivanju podizvođača i načinu komunikacije.

2. Početni projektni sastanak:
Strane zvanično potvrđuju saradnju potpisivanjem pisanog ugovora, koji definiše zadatke, rokove, odgovornosti i naknade.

3. Faza organizacije:
Započinjemo praktičnu pripremu:

• Rezervisanje lokacije i potpisivanje ugovora sa dobavljačima
• Obezbeđivanje tehničke podrške (ozvučenje, rasveta, projekcija)
• Sastavljanje programa, dogovaranje sa predavačima i izvođačima
• Organizacija keteringa, smeštaja, putovanja, registracije
• Priprema dekoracije, brendiranja i promotivnih materijala

4. Kontinuirana komunikacija:
Tokom organizacije redovno obaveštavamo klijenta o napretku, usklađujemo moguće promene i obezbeđujemo da sve teče po planu.

5. Realizacija događaja:
Tim za organizaciju događaja koordinira realizaciju na licu mesta:

• Upravljanje tehničkim timom i podizvođačima
• Dočekivanje učesnika, registracija
• Upravljanje rasporedom i programom
• Brzo rešavanje problema

6. Praćenje i zatvaranje projekta:
Nakon događaja procenjujemo uspešnost, po potrebi prikupljamo povratne informacije od učesnika i završavamo sa klijentom:

• Završni izveštaj i dokumentacija
• Fakturisanje i finansijsko razračunavanje
• Diskusija o naučenim lekcijama, predlozi za buduće događaje